Hyödyllinen taito: Hallitsetko sähköpostikäyttäytymisen etiketin?
Jos ihmettelet, mikset saa sähköposteihisi toivomiasi vastauksia, kannattaa sinun ottaa haltuun tietyt virallisten mailien periaatteet.
Ihmetteletkö, miksei lähettämiisi maileihin vastata? Paranna mahdollisuuksiasi ottamalla sähköpostikäyttäytymisen etiketti haltuun:
Vältä tuttavallisuutta
Jos sähköpostisi vastaanottaja ei ole lähettänyt sinulle aiemmin mailia, jonka hän on kuitannut pelkällä etunimellään, kannattaa sinun puhutella häntä kokonimellä tai välttää nimen käyttöä. Tuttavallinen lähestysmistapa jää monesti päälle sosiaalisesta mediasta, mutta virallisissa sähköposteissa se ei kuulu asiaan.
Otsikoi viestisi oikein
Jo viestisi otsikko luo ensivaikutelman sinusta. Tiivistä otsikkoon viestisi tärkein sisältö lyhyesti ja helposti ymmärrettävästi. Joskus voi olla hyvä laittaa otsikkoon myös päivämäärä tai mahdollisen deadlinen ajankohta. Vältä epämääräisiä ja liian pitkiä otsikoita. Älä koskaan jätä sähköpostia otsikoimatta tai kirjoittamalla otsikkoon pelkän tervehdyksen.
Panosta oikeinkirjoitukseen
Sähköpostin vastaanottaja saa ensivaikutelman sinusta lähettämäsi viestin perusteella. Viestin lähettäjä saatetaan jopa tuomita, jos viestin kieliasu on huono. Lisäksi se voi luoda vaikutelman ammatissaan epäpätevästä henkilöstä, vaikkei se pitäisi paikkansa. Onkin tärkeää, että mailisi on kieliopillisesti kunnossa eikä siinä ole kirjoitusvirheitä.
Vältä vastaamasta menneeseen viestiketjuun, jos aihe on uusi
Kun haluat lähettää ihmiselle sähköpostia aiheesta, joka ei liity menneiden viestienne aiheisiin, tulee sinun aina lähettää yksittäinen maili. Näin ollen ei sinun tule lähettää sähköpostia vanhan viestiketjunne jatkeena. Näin kuitenkin käy monelle, joka haluaa löytää vastaanottajan sähköpostiosoitteen nopeasti vanhasta viestiketjusta.
Osoita arvostusta vastaanottajaa kohtaan
On tärkeää, että sähköpostissasi on sopivat alku- ja lopputervehdykset. Kannattaa muistaa osoittaa arvostustaan viestin vastaanottajan näkemää vaivannäköä tai ammattitaitoa kohtaan ja kiittää häntä mahdollisesti jo etukäteen. Jos sähköpostissasi on epäkunnioittava sävy, vastaus tulee todennäköisesti viipymään eikä ajamasi asian eteen olla välttämättä valmiita näkemään vaivaa.
Editoi viestiketjuja
Viestiketjuja ei kannata päästää liian pitkiksi, sillä tällöin etsimänsä tiedon löytäminen vanhoista viesteistä vaikeutuu. Sinun kannattaakin editoida menneistä maileista turhat osat pois. Voit säästää niistä vain osat, jotka ovat välttämättömiä uuden viestisi ymmärtämisen kannalta.
Pyydä lupa liitetiedostojen lähettämiseen
Liitetiedostojen lisäämistä sähköpostiviesteihin on monesti hyvä välttää, jos niitä ei ole erikseen pyydetty. Monesti ihmiset eivät avaa liitteitä, jos eivät tunne niiden lähettäjää. Liitteistä pelätään myös tulevan viiruksia, miksi monet jättävätkin ne katsomatta. Suosituksen mukaan vastaanottajalta kannattaa pyytää lupa, jos aiot lähettää hänelle useampia kuin kaksi liitetiedostoa.
Kerro, mikäli vastauksesi tulee viipymään
Sähköpostiviesteihin kannattaa vastata mahdollisimman pian. Jos sinulla ei kuitenkaan ole mahdollisuutta antaa vastausta henkilön mailitse esittämään asiaan, on ystävällistä lähettää hänelle vastaus, jossa kerrot miksei sinulla ole nyt aikaa perehtyä hänen asiaansa. Kerro, milloin aiot palata asiaan.
Anna aikaa vastaamiseen
Ihmisille kannattaa antaa pari päivää aikaa vastata lähettämääsi sähköpostiin, ennen kuin lähettää muistutusviestin. Hyvänä nyrkkisääntönä onkin ottaa yhteyttä tarvitsemiinsa ihmisiin mieluummin liian aikaisin kuin myöhään.
Lähde: Her Campus
